Online Tools

Tijdbesparend, efficient en vooral handig in gebruik. 


Zodat jij niet alles zelf hoeft uit te zoeken

Als Online Office Manager werk ik zo goed als papierloos en altijd op afstand samen met mijn klanten.

Ik kan me voorstellen dat jij dit ook wel wil maar niet direct weet voor welke programma's je daarvoor moet kiezen.

Daarom maakte ik een overzicht van de programma's die ik gebruik en waarvoor ik ze gebruik.

Ik hoop dat ik jou zo ook op ideeën kan brengen om zaken te digitaliseren of te automatiseren. Als je hier hulp bij nodig hebt dan help ik je natuurlijk met plezier verder want alle programma's de ik hier benoem gebruik ik ook echt zelf Ik kan je dus perfect helpen om alles in te stellen of je een 'quick tour' te geven zodat jij daarna zelf verder aan de slag kan


Een overzicht

Agenda: Google Calendar - mijn agenda

Afspraken inplannen: Calendly

Taken opvolgen: Teamleader - mijn Agenda - Asana

Informatie verzamelen: mijn boekje - Asana

Passwoorden beheren: LastPass

Documenten opslaan & delen: Google drive - Onedrive - Dropbox

Branding, visuals, presentaties: Canva

Fotos: Canva - mijn eigen foto-database

Website: One.com - Kajabi

Mailings verzenden: Kajabi - Mailerlite - Laposta

Online leeromgeving: Kajabi

Tijdsregistratie: Teamleader - Clockify

Facturatie: Teamleader - Factuursturen.be

Boekhouding: Exact Online

AGENDA

Een goede planning zorgt ervoor dat ik bewuster met mijn tijd omspring. 

Om mijn planning overzichtelijk te houden gebruik ik zowel een online kalender als een papieren agenda. 

GOOGLE CALENDAR

Om je afspraken te kunnen automatiseren heb je een digitale agenda nodig.

Zelf probeerde ik er een aantal uit en bleef uiteindelijk toch hangen bij de 'Google agenda'.

Deze is simpel in te delen en kan gekoppeld worden aan heel wat andere applicaties, wat toch ook erg belangrijk is.


Je kan van elk mailadres een Google account maken, zo kan je dus perfect vergaderverzoeken sturen vanuit jouw eigen, zakelijke, mailadres.


Google Agenda's kan je ook gemakkelijk delen met elkaar. Vervolgens kies je of de ander enkel mag zien of je vrij/bezet bent of dat hij/zij alles kan zien en/of wijzigen.

Je kan ook de verschillende agenda's naast elkaar zetten zodat je bijvoorbeeld een zakelijke en privé agenda gecombineerd kan zien maar ook los van elkaar kan bekijken.


Tips over hoe je je agenda makkelijk kan indelen vind je hier!



PAPIEREN AGENDA

Naast mijn online agenda heb ik ook een papieren agenda. Hier verzamel ik mijn korte termijn en ad hoc taken. 

Zo kan ik makkelijk mijn week plannen en houd ik overzicht over mijn weekdoelen. Daarnaast zorgt het ervoor dat ik geen kleine taken vergeet. 

Ben jij ook nog op zoek naar een mooi papieren agenda? De agenda van Real Passionates is momenteel mijn favoriet, je vind hem in de shop. 

AFSPRAKEN INPLANNEN

CALENDLY

Hoe vaak gebeurt het niet dat je een afspraak met iemand wil maken en dat je heen en weer blijft mailen om een goed moment te vinden.

Bespaar jezelf dit onnodig tijdverlies en bijbehorende frustratie en kies voor een online agenda waar klanten hun afspraken zelf in kunnen zetten.

Natuurlijk wel enkel op momenten die jou goed uitkomen. Je geeft namelijk zelf aan wat voor meeting er geboekt kan worden en wanneer. Je kan dit dus gebruiken voor een online meeting met een klant of vertegenwoordiger maar ook een afspraak voor een persoonlijke meeting enz.


Eerst bepaal je in welke tijdsblokken (voormiddag / namiddag ...) je liefst met klanten/leveranciers afspreekt en die ga je toevoegen in je afsprakentool.


Wil je dit graag uitproberen maar niet direct investeren.

Op www.calendly.com kan je een gratis account aanmaken voor 1 agenda.

Deze tool kan je ook laten synchroniseren met je Google agenda waardoor er geen dubbele afspraken gemaakt kunnen worden.


Vanaf nu kan je dus je online agenda delen met iedereen die een afspraak met je wil maken.


Wil je weten hoe zo'n agenda eruit kan zien? https://calendly.com/office11

TAKEN OPVOLGEN

MIJN BOEKJE

Om mijn hoofd leeg te maken ga ik meestal eerst alles neerschrijven.

Ook in meeting met klanten schrijf ik voor mezelf alles op en verwerk ik alles later in Asana of plan ik de taak meteen in mijn agenda.

Hoe ik de info in mijn boekje verwerk en overzichtelijk houd zie je hier.


Ben jij ook een fan van mooie notebooks en schrijfblokken of ben je op zoek naar een mooi handig agenda. Kijk dan zeker ens in de shop en scoor daar snel jouw nieuwste exemplaar.



ASANA

Taken waar ik voor een klant aan werk volg ik op in Asana*. Je kan hier met een gratis account echt super veel en je kan heel mooi aangeven wie welke info kan zien. Asana is in mijn ogen een heel intuïtieve tool waar meerdere mensen makkelijk kunnen samenwerken, taken aanmaken voor zichzelf en voor elkaar om deze vervolgens vlot op te volgen, herinneringen in te stellen enz.


Hier vind je alvast een korte rondleiding in Asana. Wil je graag een rondleiding volledig afgestemd op wat jij nodig hebt, plan dan gewoon een inspiratiegesprek. Ik bekijk dan samen met jou hoe je deze tool (of een andere) best kan inzetten.



TEAMLEADER

Sinds 2022 werk ik voor het opvolgen van mijn projecten met Teamleader. Door templates aan te maken waarin de standaard taken per project zitten bespaar ik mezelf heel wat tijd en denkwerk. 
Alle taken die bij de onboarding van een nieuwe klant horen volg ik hier op maar ook maandelijkse taken en zaken die op lange termijn gedaan dienen te worden plan ik met gemak in teamleader. 

Liever een e-book dat je kan downloaden en rustig kan bekijken?

INFORMATIE VERZAMELEN

GOOGLE KEEP

Een toffe website die ik toevallig tegenkom. Een lekker recept of een kleine reminder voor mezelf (geschreven of ingesproken)

Tegenwoordig gaan ze allemaal in Google Keep.


Voor mij is het belangrijk dat ik een plek heb waar ik mijn gesprokkelde info kan bewaren.

Ik geloof heel erg dat dingen naar je toe komen op de meest onverwachte momenten. En dan heb je dus een plek nodig waar je de info snel kan opslaan.


Google keep is dus:

  • een app op mijn telefoon, voor onderweg.
  • een widget in mijn internetbrowser.
  • en mijn go-to online toepassing als ik op zoek ben naar bepaalde info waarvan ik weet dat ik ze eerder zeker al was tegengekomen.



Ook hier ben ik lang op zoek geweest naar de beste tool voor mezelf.

En ik moet eerlijk toegeven dat ik lang ben blijven hangen in de mogelijkheden van Notion (bij sommige klanten zie ik dat het ook voor hen dé oplossing is) maar voor mij bleek het dat uiteindelijk niet te zijn.

DOCUMENTEN OPSLAAN EN DELEN

GOOGLE DRIVE

Ben jij het ook beu om eeuwig bestanden door te sturen, en dan van verschillende mensen bestanden terug te krijgen met opmerkingen en aanpassingen en deze dan ook weer opnieuw te moeten aanpassen etc… op den duur weet je niet meer welke versie nu de juiste was. Voor mij was hier Google Drive de oplossing.


Je kan Google Drive gewoon inrichten als de mappen van je eigen computer om vervolgens online per bestand (indien nodig) of per map te bepalen wie de inhoud kan zien, of mag bewerken.


Momenteel kan je 4 Google accounts laten synchroniseren. Zo kan je dus wel even verder.



ONE DRIVE

De standaard opslagcapaciteit van Microsoft Office.
Aangezien ik een Microsoft Office pakket heb maak ik voor mezelf ook gebruik van One Drive. 

Om het voor mezelf overzichtelijk te houden bewaar ik alles van mijn eigen bedrijf op One Drive en kies ik voor het delen met klanten voor de google drive. 



DROPBOX

Sinds enkele jaren gebruik ik ook Dropbox omdat één van mijn klanten dit gebruikt. Echter de gratis versie is daar al snel te klein dus hier heb ik een betalende versie van.

PASSWOORDEN BEHEREN

LASTPASS

Ik heb zo veel verschillende paswoorden dat ik ze zelf bijna niet meer kan onthouden dus gebruikte ik, net als velen, overal hetzelfde want anders had ik een probleem. Maar als er dan ergens eentje gehackt wordt... dan heb je pas een probleem. Gelukkig heb ik het nooit voorgehad en ontdekte ik LastPass. 


Van het moment dat ik LastPass ontdekte gebruik ik niets anders meer en raad ik het iedereen aan.


Via www.LastPass.com maak je een account en kan je een plug-in downloaden welke ervoor zorgt dat al je wachtwoorden steeds op een veilige manier in een online kluis opgeslagen worden.


Vanaf dan kan je wachtwoorden ook nog eens veilig delen met anderen zonder dat de andere persoon je wachtwoord te zien krijgt. Ik raad mijn klanten dus ook steeds aan om hun paswoorden via deze tool te delen met mij. Zo houden ze steeds zelf deze info in handen en is er zelfs bij een korte samenwerking geen gedoe met paswoorden want eens de samenwerking stopgezet wordt kan de klant de toegang intrekken en heb ik geen toegang meer via jouw paswoord.


IDEAAL toch?

BRANDING, VISUALS, PRESENTATIES

CANVA

Om mooie visuals voor mijn social media te maken, maar ook voor e-books, flyers, folders en allerhande digitale bestanden gebruik ik Canva. Canva is echt een heel intuïtief programma en heeft zo veel mogelijkheden.


Zelf heb ik een betalende account omdat ik er zo veel gebruik van maak maar zelfs met de gratis versie kom je al een heel eind.

Vooral belangrijk is hier eerst je eigen branding vast te zetten zodat je deze altijd snel kan oproepen als je aan een nieuw project begint.


Wil je graag meer weten over het werken met Canva maar ben je een complete beginner, dan is deze gids speciaal voor jou.

FOTO'S

Foto's zomaar van het internet plukken en gebruiken mag niet.

Ik gebruik zo veel mogelijk eigen foto's en heb inmiddels een flinke database opgebouwd.


CANVA

Om mooie visuals voor mijn social media te maken, maar ook voor e-books, flyers, folders en allerhande digitale bestanden gebruik ik Canva.

Doordat je hier ook kleurfilters op de zoekfunctie kan zetten kan je nog makkelijker je branding doortrekken in je presentaties en folders.



MIJN EIGEN FOTO-DATABASE

Om mezelf authentiek te kunnen laten zien gebruik ik zo veel mogelijk eigen foto's. Ik heb inmiddels een flinke database opgebouwd en zorg ervoor dat ik dat blijf doen. 


Om voor jezelf voldoende eigen foto's te hebben is het ook raadzaam om samen te werken met een professionele fotograaf.

Je kan zelf een shoot boeken en alle regelen maar vaak hebben fotografen ook speciale events waarbij zij de locatie en dergelijke voorzien en jij alleen maar hoeft te komen. 

Beiden zijn super tof om te doen en geven je zelfvertrouwen een flinke boost.


Bij deze fotografen stond ik al eerder voor de lens: 

An Van de Wal - Lumiere Photography

Liesbeth De Schamphelaere - Fotofolies

Sigi Hermans - Sigi Hermans 

Liever een e-book dat je kan downloaden en rustig kan bekijken?

WEBSITE

ONE.COM

Social media is super belangrijk dezer dagen maar ook een eigen website hebben is wel handig.

Al is het maar om te gaan gebruiken als verzamelplaats voor je diensten en je aanbod.

Ik probeerde er een paar verschillende uit maar uiteindelijk bleek de websitebuilder van One.com voor mij toch de meest handige.

Deze builder werkt heel intuïtief en wat je maakt is ook hoe het er uiteindelijk uit komt te zien.

Zelf maakte ik de basis voor mijn website in een paar uurtjes en wijzigingen kan ik snel doorvoeren en uploaden.

Meer hoeft een website voorlopig voor mij ook niet te kunnen.

Ben jij ook op zoek naar een makkelijke manier om een eenvoudige website op te zetten neem hier dan zeker eens een kijkje.


Als je via deze link doorklikt naar de website krijg je er nog een fijne korting bovenop.

MAILINGS VERZENDEN

MAILERLITE

Mailinglijsten, landingspagina's, downloads in ruil voor je mailadres. Je kan er tegenwoordig niet omheen.

Als jij je klanten wil kunnen bereiken los van de sociale netwerken dan zal je op zoek moeten gaan naar een tool die je helpt om mailadressen te verzamelen en mails te verzenden aan je klanten. 

Is je mailinglijst nog niet al te groot en stuur je geen duizenden mails dan kan je prima weg met de gratis versie van Mailerlite. 

Groeit je mailinglijst kan je naadloos overschakelen naar een betalend account zonder alles te moeten overzetten. 



LAPOSTA

Laposta draait op europese servers en is een nederlandstalige site met een fijne helpdesk. Ben jij een complete beginner en wil je graag starten dan is Laposta zeker interessant voor jou. 




KAJABI

Zelf gebruik ik het all-in-One platform Kajabi en kies dus ook voor het verzenen van mails via deze tool.

Wil jij jouw klanten een aangename en visueel aantrekkelijke leeromgeving aanbieden en kies je graag voor een all-in-one platform? Dan is Kajabi jouw platform.

Neem gerust een kijkje op het platform via deze link en als je extra vragen hebt beantwoord ik ze met veel plezier.

ONLINE LEEROMGEVING

KAJABI

Wil jij jouw klanten een aangename en visueel aantrekkelijke leeromgeving aanbieden en kies je graag voor een all-in-one platform? Dan is Kajabi jouw platform.


Binnen Kajabi kan je kiezen voor online opleidingen maar ook voor modules in combinatie met persoonlijke begeleiding (coaching).

Door een Marketing integratie kan je vervolgens ook nog eens heel makkelijk al je mailings verzenden vanuit hetzelfde platform.

Maar er is zo veel meer.

Neem gerust een kijkje op het platform via deze link en als je extra vragen hebt beantwoord ik ze met veel plezier.

Liever een e-book dat je kan downloaden en rustig kan bekijken?

TIJDSREGISTRATIE

TEAMLEADER

Als Online Office Manager betalen mijn klanten me voor mijn gewerkte uren.

Het is dus super belangrijk dat ik op een makkelijke manier kan bijhouden wanneer ik voor wie gewerkt heb en dat ik een handig overzicht per klant kan maken om aan het einde van de maand te factureren. 

Een van de redenen waarom ik voor teamleader koos was de mogelijkheid om makkelijk tijd te registreren en daarna naadloos te kunnen factureren. 



CLOCKIFY

Voor ik met Teamleader startte werkte ik meer dan 2 jaar met Clockify en was daar super tevreden over.

Ik gebruik vooral de browser omdat ik meestal op mijn eigen laptop werk en dan is dit het makkelijkste. Er is ook een plug-in voor Chrome zodat je de timer van daaruit kan starten. Daarnaast is de mobiele app een goede aanvulling voor de momenten dat ik buitenshuis voor klanten aan het werk ben.

FACTURATIE

FACTUURSTUREN.BE

Facturen verzenden...is een van mijn favoriete bezigheden. Echt waar, want het betekent dat ik goed bezig ben 😄

Maar ik heb wel graag dat het vooruit gaat.

En daar is factuursturen echt een goeie hulp.

Klantgegevens zitten in het systeem, mollie is gekoppeld en dus worden alle betalingen die via daar gedaan worden ook meteen gelogd.

Daarnaast is factuursturen ook nog eens gekoppeld met mijn boekhoudpakket Exact online waardoor ik hier dus ook geen omkijken meer naar heb.

Zalig toch!

Oh ja, terugkerende facturen (abonnementen) en automatische incasso's zijn ook helemaal geen probleem in factuursturen en de kosten zijn super laag want je betaald € 0,50 per factuur met een maximum van 15 euro per maand.



TEAMLEADER

Intussen ben ik dus overgestapt naar Teamleader waar ook de facturatiemodule mee geïntegreerd zit in de tool. Voor mij nog een reden om te kiezen voor deze tool en te zorgen dat ik alle voordelen zo goed mogelijk benut om zo tijd te besparen en fouten bij het overnemen van informatie te voorkomen. 

BOEKHOUDING

EXACT

Voor mijn boekhouding werk ik met Exact Online, hier kan ook mijn boekhouder alles opvolgen. En dat is eigenlijk meteen een van de belangrijkste zaken waar je rekening mee moet houden als je wil overschakelen naar een online pakket.

Ga in gesprek met je boekhouder hierover want hij is degene die hier samen met jou in moet werken.

Daarnaast is het natuurlijk ook super handig dat er een directe koppeling is met teamleader waardoor mijn facturen automatisch verwerkt worden. 

Er is ook een koppeling met mijn bank waardoor alle bankverichtingen automatisch geladen worden. Exact online is zelflerend waardoor facturen van dezelfde klanten automatisch herkend worden en afgevinkt worden als ze betaald zijn. Zo heb ik in één oogopslag een goed overzicht van de financiën van mijn bedrijf.

Heb je vragen, wil je meer weten? 

Wil je graag met een van de tools aan de slag maar je weet niet waar beginnen?