The Magic of Efficiency

win tijd met efficiënte workflows

Hands-on traject voor vrouwelijke ondernemers die vooruit willen,

maar nog teveel bezig zijn met tijdrovende administratie.

Veel mompreneurs herkennen dit: je hebt goeie ideeën en je werkt hard, maar je verliest veel tijd met opvolgen van afspraken, bijhouden van Excels en zoeken naar documenten.


We worden overspoeld door een enorme hoeveelheid informatie en dringende taken. E-mails, vergaderingen, aanwervingen, sales, social media, … Alles vraagt tijd. Maar er zijn maar 24 uren op een dag.


Slim time management en efficiënte workflows halen je uit die chaos. Chaos maakt plaats voor focus. Je leert de zaken beter aanpakken en je krijgt weer rust in je hoofd.

Houdt tijdrovende administratie jouw groei tegen?

Dit is hoe het OFFICE11 traject The Magic of Efficiency jou omtovert tot een echte Efficiency Queen:


We analyseren samen je werkprocessen.

We brengen mogelijkheden voor verbetering in kaart.

We stellen een plan op om dit efficiënt aan te pakken.

problemen en tijdvreters pakken we één voor één aan.

Analyse workflows 

ANALYSE


Mogelijkheden in kaart 

MAPPING


Plan en prioriteiten 

PLANNING


Aanpakken

DOEN

STAP 1. Welke ballen houd je in de lucht?

Analyse van jouw processen en workflow 


Elk bedrijf is anders en iedereen heeft een eigen manier van werken. Je kan een kat leren autorijden, maar veel resultaat moet je niet verwachten. Daarom kijken we eerst grondig naar jouw situatie.


Wat doe je precies en hoe pak je alles aan? Met de op maat gemaakte OFFICE11 templates en handige analysetools zoeken we een antwoord op de belangrijkste vragen. Zo zijn we zeker dat we de juiste zaken aanpakken.



STAP 2 - Wat zijn je grootste tijdsvreters?

Identificeren van mogelijkheden voor optimalisatie 


De analyse maakt snel duidelijk waar jouw tijd en energie naartoe gaan. Ook wordt duidelijk waar tijd bespaard kan worden. We brengen samen de zaken in kaart waar teveel tijd in kruipt voor te weinig toegevoegde waarde.


Sommige zaken moeten nu eenmaal gebeuren, maar met een andere aanpak lukt dat vaak veel sneller en gemakkelijker. De grootste tijdsvreters lijsten we op.

STAP 3 - Waar gaan we mee aan de slag?

Prioriteiten en planning voor betere workflows


We bekijken de lijst met aandachtspunten. Wat zit het meeste in de weg van een efficiënte aanpak? Wat doet je vastlopen in plaats van groeien? Samen beslissen we wat we eerst aanpakken.


Welke uitdagingen kunnen de meeste tijd vrijmaken als we ze aanpakken? Zijn er quick wins waar we meteen mee kunnen scoren? In een persoonlijk plan van aanpak bepalen we wat we de komende weken onder handen nemen.

STAP 4 - Samen werken aan betere workflows 

Hands-on aanpakken van tijdsvreters


Tijd om je mouwen op te stropen! We gieten je administratie in vlotte workflows. Chaos en tijdsverlies toveren we om in rustgevende structuur en flow.


We kijken samen naar je werkwijze en ik toon je optimale manieren om zaken aan te pakken. Zo surf je mee op mijn 25 jaar ervaring in administratieve uitdagingen bij diverse bedrijven. De tools, templates en mijn aanpak werden de voorbije jaren sterk gewaardeerd door meerdere mompreneurs en bieden je een springplank naar succes.

Ik help je doelgerichte processen opzetten die balans brengen tussen werk en gezin. Processen die zorgen dat je weer bezig kan zijn met wat jij belangrijk vindt.

The Magic of Efficiency

Wat komt aan bod?

Na de eerste verkennende fase waarin ik me onderdompel in jouw wereld en jouw bedrijf beter leer kennen bekijken we waar de nood het hoogst is en waar we als eerste aan gaan sleutelen. De volgorde van de topics is voor iedereen anders, maar enkele onderwerpen die aan bod kunnen komen zijn:



  • Strategische visie. Welke processen bepalen jouw bedrijf?
  • Doelen halen: Hoe kan je je doelen concretiseren in een praktisch haalbaar plan?
  • Time management. Hoe pak je alles zo efficiënt mogelijk aan zonder tijdverlies?
  • Documenteren: Hoe maak je een praktische handleiding voor jouw bedrijf?
  • Workflows: Hoe maak je workflows inzichtelijk en laat je ze voor jou werken?
  • Mappenstructuur Hoe breng je orde in je documentatie die iedereen begrijpt?
  • Papieren: Hoe zorg je ervoor dat je administratie zo vlot mogelijk verloopt?
  • Systemen & Tools: Welke (online) systemen bestaan er en wat zijn nuttige tools die jouw bedrijf echt verder helpen?
  • Agenda: Hoe krijg je een beter overzicht over jouw agenda?
  • Mailboxen: Upgrade je mailbox – opruimen – handtekeningen – templates – uitbesteden.
  • Digitaliseren: Wat heb je digitaal en wat niet? Is verder digitaliseren nuttig voor jou?
  • Branding: Hoe zorg je ervoor dat je makkelijk en consistent je branding doortrekt en hoezo zorgt dit voor tijdsbesparing...
  • Vereenvoudigen: We brengen je warrige taken terug naar een heldere eenvoud.
  • Automatiseren. Wat kan je automatiseren om alles vlotter te laten lopen? en hoe doe je dat zonder onpersoonlijk te worden. 
  • Prioriteiten stellen: Zijn alle taken die je doet wel zo belangrijk als ze lijken? Wat kan er weg?
  • Uitbesteden: Ben jij de ideale persoon voor alle taken? Wat zou je kunnen uitbesteden en wie heb je daarvoor nodig?
  • Sales: Hoe ziet je onboarding eruit? We bekijken hoe we de klantbeleving kunnen verbeteren en profesionaliseren. 
  • Online leerplatform.Wat zijn de voor- en nadelen & hoe begin je eraan?
  • Uitdagingen: Wat kan je doen in rustige periodes, hoe overleef je als ondernemende moeder de vakanties en extra schoolvrije dagen van je kinderen.


Hoe ziet het traject 'The Magic of Efficiency' eruit? 

Zelf ben ik geen fan van 100% online cursussen. Die zien er wel vaak mooi uit, maar zonder persoonlijke begeleiding haken de meesten mensen al af voor ze halverwege zijn. Als je een manier van werken wil veranderen die al jaren een vaste gewoonte is, dan heb je begeleiding nodig.


Iemand die je toont hoe het kan, ervaring deelt in verschillende domeinen en jou als een persoonlijke coach vooruithelpt bij de zaken die jij moeilijk vindt. Daarom werken we met regelmatige afspraken waarin we zeer planmatig jouw persoonlijk traject doorlopen.


Tot je die vlotte workflows echt in de vingers hebt.

Persoonlijk

Een business runnen doe je met hart en ziel. Het is een deel van je identiteit. Jouw stijl en aanpak bepalen hoe je zaak er uit ziet. Office11 werkt niet met een one-size-fits-all aanpak. Daarom ontwerpen we samen jouw persoonlijk traject.

Om je snel vooruit te helpen wil ik perfect aansluiten bij jouw doelen en noden. Op basis van een eerste interview maak ik een persoonlijk voorstel voor jouw traject. Dan weet je precies wat we gaan aanpakken tegen welk budget.



Vertrouwelijk

Werken aan jezelf en de manier waarop je dingen aanpakt vraagt vertrouwen. Je mindere puntjes gooi je liever niet te grabbel.

Daarom blijft alles tussen ons. Zo kan je je in volle vertrouwen volledig blootgeven en kunnen we samen werken aan een versie 2.0 van jezelf. Administratie gaat vaak over cijfers en resultaten. Bij OFFICE11 weet je zeker dat die volledig confidentieel behandeld worden.



Regelmatig overleg

Na het intakegesprek waarin we jouw traject verkennen, plannen we om de twee weken een nieuw overleg. Waarom tweewekelijks?

Om resultaat te boeken moet er voldoende snel gewerkt worden. Maar uit ervaring weet ik dat een wekelijks overleg soms te weinig tijd laat om je ‘huiswerk’ te doen. In onze sessies bespreken we een pijnpunt en geef ik je de handvatten om dat punt aan te pakken. Maar kijken alleen lost weinig problemen op.

Daarom krijg je telkens 14 dagen om actief aan de slag te gaan en de nieuwe technieken echt in de vingers te krijgen. Zo verankeren we de kennis en vergalopperen we ons niet in een overambitieus programma.

Toch vragen tussendoor? Natuurlijk ben ik ook dan beschikbaar om je te helpen bij twijfels of onverwachte hindernissen!



Online leerplatform

Tijdens de coaching sessies neem ik je mee in optimale manieren om vaak voorkomende uitdagingen met time management en administratie aan te pakken. We vertrekken vanuit jouw situatie en met jouw tools en mogelijkheden.


Om je te ondersteunen krijg je ook toegang tot mijn online leerplatform - de OFFICE11 Academy.

Daar vind je heldere informatie die onze online sessies ondersteunt.

  • Duidelijke handleidingen om uitdagingen aan te pakken.
  • Templates en invulsheets die je meteen kan gebruiken in jouw zaak.
  • Informatie over online tools om sneller resultaat te boeken.
  • Links naar interessante websites.
  • Tips ’n tricks.
  • Voorbeelden van workflows voor verschillende processen.



6 maanden intensieve opvolging

The Magic of Efficiency is een intensief leertraject van 6 maanden. Als mentor trek ik je mee uit het moeras van tijd vretende administratie en niet-optimale workflows. Resoluut gaan we samen voor 20% tijdswinst.


Tijdens die zes maanden krijgen we in de online sessies al erg veel gedaan. Zeker omdat jij in de tussenliggende dagen zelf gestructureerd werkt aan betere workflows en de optimalisatie van jouw time management.

Klaar om erin te vliegen? Plan dan een videocall in. Ik hoor snel waar de knelpunten liggen en waar ik je best kan mee helpen. Jij kan meteen aanvoelen of het klikt en hoe mijn expertise jou gaat ondersteunen. Win-win!

Jij hebt geen assistent nodig.

Je hebt structuur nodig. 

*Structuur het toverwoord in mijn traject 'the Magic of Efficiency' 

Voor wie is 'The Magic of Efficiency'? 


Iedereen heeft baat bij een betere organisatie... Al hebben we allemaal onze eigen insteek.

Herken jij je in een van de volgende situaties?

Ik spendeer teveel tyd aan administratie


Je “papierwerk” kan veel tijd opeisen. Je inbox ontploft, vergaderverslagen liggen ongelezen op je bureau en die strategie raakt maar niet op papier. En dan moet je nog berichten posten op social media, bellen naar klanten en offertes maken.


Toch zijn er mensen die hier geen last van blijken te hebben. Ze raken klaar volgens hun planning, hebben een rustige inbox en kunnen op tijd de kinderen ophalen aan de schoolpoort.


Je hoeft écht geen superwoman te zijn om dat ook te kunnen. Met de juiste manier van werken, een slimme workflow en een paar goeie tools die je ondersteunen, raak je al een heel eind.


Ik help je graag op weg. Vanuit mijn jarenlange ervaring als office manager toon ik je wat wel werkt en wat niet. We pakken jouw tijdsvreters stuk per stuk aan via methodes die passen bij jouw manier van werken. Met slimme templates en tools temmen we jouw administratie. Voor je het weet creëer je tijd om te werken aan jouw bedrijf en je doelen te realiseren!

Ik ben niet zo goed in time management


Heb je weleens het gevoel dat je altijd vijf dingen tegelijk moet doen? Dat je als een circusartiest onmogelijk veel ballen in de lucht moet houden? Dat nét als het wat rustig lijkt te worden, er weer een brandje is dat dringend jouw aandacht opeist?


Dan kan goed time management je helpen. Alles wat op je afkomt meteen organiseren in efficiënte structuren. Zodat je altijd een goed overzicht houdt van wat gedaan moet worden en kan focussen op de belangrijkste zaken.


Ik toon je hoe je dit aanpakt op een manier die geen extra werk oplevert. Time management waarmee je verrassend veel tijd vrijmaakt, waar je op kan vertrouwen en zo weer rust brengt in je hoofd. Ook als de wereld een chaotisch bijennest lijkt.

Ik ben het beu te zoeken op internet naar mogelijke oplossingen


Op het internet is erg veel te vinden. Een beetje teveel wellicht. Tegenstrijdige dingen ook. Maar wat is dan de juiste keuze voor jou? Want wat werkt voor één soort bedrijf, remt misschien af in een ander.


Alles zelf uitzoeken is zoals drinken van een brandweerslang. Dat werkt niet. Daarom toon ik je wat wel en wat niet werkt voor jou. Je start meteen met de juiste keuzes en bouwt verder op meer dan 25 jaar ervaring in meerdere bedrijven.


Heel snel maak je zo doordachte keuzes waar je al je processen aan kan ophangen.

Zoek niet verder. The magic starts here!

Ik wil mijn workflows optimaliseren


Optimaliseren van processen is meestal niet waar je van droomt als je een eigen zaak begint. Maar wie in een groeiproces zit, beseft vroeger of later dat goeie workflows erg belangrijk zijn. Goed opgebouwde workflows zorgen voor het verschil tussen wat aanmodderen en een professionele zaak.


Wat is dan een goeie workflow? Daarmee kan ik je helpen.

In functie van jouw organisatie brengen we alles in kaart. Waar zit informatie? Wie communiceert met wie? Welke documenten worden waar gebruikt? Hoe wordt alles opgevolgd? Waar zitten knelpunten? Wat kan je automatiseren? Wat kan jij uitbesteden?


Pas als je je processen uittekent, kan je ze vastpakken en finetunen. We ontwerpen samen optimale workflows die focussen op resultaat. Voor je het weet, is je bedrijf een geoliede machine en krijg jij weer extra tijd.



Ik wil groeien, maar loop steeds tegen dezelfde problemen aan


Je bent even bezig in je bedrijf en je voelt dat er vaart in komt. Tijd om dingen uit te besteden of nieuwe paden te betreden. Voor je taken uitbesteed, wil je meer werk hebben dan je zelf aankan. Maar hoe vind je dan in godsnaam nog tijd om die persoon op te leiden en vertrouwd te maken met al je interne processen en contactpersonen?


Een dilemma waar veel ondernemers mee worstelen. Meestal omdat ze geen efficiënte workflows hebben die toelaten om te schalen. Ik toon je hoe je met goed opgestelde processen en workflows, heldere documentatie en een vleugje automatisatie jouw bedrijf minder afhankelijk maakt van jou als centrale knooppunt.


Zo kan jij je energie richten waar jouw meerwaarde het grootst is. De dagelijkse beslommeringen slaan je niet meer uit je lood en je overwint de spiraal waarin je geen tijd vindt om tijd te kunnen besparen. 

Wil je ook graag 10 weken extra tijd per jaar?